Sekretariat

Telefon: 013 46 56 100
Informacja 013 46 56 113
Fax: 013 46 56 200
mgr Justyna Skawińska – Asystent Dyrektora – Sekretarka
mgr Edyta Dżułyk – Inspektor ds. administracyjno-kancelaryjnych, Koordynator Kontroli Zarządczej

W skład Sekretariatu Dyrekcji wchodzi:
1. sekretarka / asystent dyrektora
2. Inspektor ds. administracyjno-kancelaryjnych (nadzorujący pracę Sekretariatu)
1) zadania asystenckie – realizowane w stosunku do Dyrektora Naczelnego.
2) zadania recepcyjne – realizowane w stosunku do interesantów i osób zatrudnionych w SPZOZ
Podstawowe zadania:
1) Segregowanie, ewidencjonowanie, przedkładanie Dyrektorowi do dekretacji oraz przekazywanie adresatom wynikającym z dekretacji Dyrektora, wpływającej korespondencji zewnętrznej zgodnie z instrukcją kancelaryjną
2) Przyjmowanie korespondencji z komórek organizacyjnych , przekazywanie jej do podpisu bądź rozpatrzenia właściwemu Dyrektorowi, zwrot do właściwych komórek organizacyjnych
3) Prowadzenie rejestrów korespondencji zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną
4) Prowadzenie ewidencji oraz przechowywanie zarządzeń wewnętrznych i bieżący nadzór nad ich aktualizacją w tym przygotowywanie projektów zarządzeń i pism okólnych dla Dyrektora i Jego zastępców,
5) Organizacja pracy, prowadzenie terminarza spotkań i zadań Dyrektora Szpitala,
6) Informowanie o spotkaniach zainteresowane osoby
7) Wykonywanie bieżących prac administracyjno – kancelaryjnych
8) Organizacja i obsługa narad i spotkań Dyrektora szpitala (sala, sprzęt, zaproszenia, zaopatrzenie, przygotowanie pomieszczeń, nadzór nad przygotowaniem narad, spotkań i zebrań)
9) Udział w organizowaniu uroczystości szpitalnych , zapewnienie uczestnictwa w nich mediów lub patronatu medialnego
10) Dbałość o aktualność i estetykę materiałów informacyjnych na tablicy ogłoszeń w
administracji
11) Obsługa urządzeń biurowych i telekomunikacyjnych
12) Obsługa poczty elektronicznej
13) Całość spraw związanych z obsługą sekretariatu , a w szczególności: dbanie o zakupy na potrzeby sekretariatu, obsługa gości i interesantów, dbanie i odpowiedzialność za powierzone mienie
14) Odbieranie telefonów poprzez przedstawienie się: „Imię i Nazwisko, Sekretariat Dyrekcji SPZOZ w Sanoku” przyjmowanie i łączenie rozmów
15) Redagowanie i przygotowywanie pism dla Dyrektora i jego zastępców.
16) Drukowanie, skanowanie, kopiowanie, faksowanie i kompletowanie dokumentów dla Dyrektora i jego zastępców.
17) Sporządzanie protokołów i raportów na potrzeby Dyrektora i Jego zastępców (Protokoły ze spotkań dyrektora, odpraw itp.)
18) Przygotowanie dokumentów i materiałów dla Dyrektora i Jego zastępców.
19) Dbałość o porządek w kancelarii i gabinecie Dyrektora
20) Prowadzenie bazy adresowej (np. aktualne dane wójtów, burmistrzów, dyrektorów- nr. tel. Adresy , e maile,)
21) Organizowanie podróży służbowych Dyrektora ( np. przygotowanie delegacji, rozliczenie delegacji potwierdzenie uczestnictwa w zebraniach, konferencjach, rezerwowanie miejsc noclegowych itp.)
22) Pomoc w kompletowaniu dokumentacji sądowej dotyczącej Zespołu w porozumieniu z Radcą Prawnym
23) Prowadzenie dokumentacji oraz korespondencji z Brokerem Ubezpieczeniowym lub Towarzystwem Ubezpieczeniowym w zakresie ubezpieczenia SPZOZ,
24) Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem cywilnym, komunikacyjnym i majątkowym Zespołu, w szczególności wykonywanie wszystkich niezbędnych działań mających na celu zawarcie przez Zespół umowy ubezpieczenia w zakresie obowiązkowego ubezpieczenia OC, majątkowego i komunikacyjnego. Współpraca w tym zakresie z Z- cą
Dyrektora ds. Administracyjnych, –
25) Przygotowywanie pism do Powiatu Sanockiego w przedmiocie sprzedaży, najmu, dzierżawy użyczenia aktywów trwałych SPZOZ. –Nadzorowanie umów w przedmiocie sprzedaży, najmu, dzierżawy i użyczenia aktywów trwałych SPZOZ. (w
szczególności terminów ich obowiązywania i aktualizacji czynszu lub ceny) .
26) Prowadzenie ewidencji związanej z udostępnianiem i wynajmowaniem Sali Edukacyjnej w tym wydawanie zgód (na wynajem) i kluczy, przekazywanie informacji do Działu Finansowo-Księgowego w przedmiocie naliczenia odpłatności
za wynajem.
27) Nadzorowanie terminowości sprawozdawczości do GUS przez komórki merytoryczne.
28) Przyjmowanie i prowadzenie ewidencji skarg oraz wniosków związanych z obsługą pacjenta oraz dotyczących udzielanych świadczeń opieki zdrowotnej we współpracy z Pełnomocnikiem Dyrektora ds. Praw Pacjenta , a także korespondencji w tym zakresie.
29) Prowadzenie umów na realizację praktyk studenckich oraz organizacja praktyk (proponowanie i powoływanie opiekunów praktyk w porozumieniu z Dyrektorem ds. Lecznictwa, Naczelną Pielęgniarką, Kierownikami komórek organizacyjnych, sporządzanie harmonogramu praktyk w uzgodnieniu z powołanym opiekunem praktyk, kompletowanie dokumentacji stażu, organizacja szkoleń przed rozpoczęciem praktyki: BHP, P/POŻ, Epidemiologicznych, w zakresie ochrony danych osobowych) z wyłączeniem praktyk wakacyjnych studentów z PWSZ w Sanoku kierunek
pielęgniarstwa i ratownictwa medycznego.