Kierownik – mgr Edyta Dżułyk – Koordynator Kontroli Zarządczej
Telefon: 013 46 56 269
Adres e-mail: dzial.organizacyjny@zozsanok.pl
1. Działem Organizacyjnym kieruje Kierownik (pełni także funkcję Koordynatora ds. Kontroli Zarządczej).
2. W skład Działu wchodzą:
– Sekretariat Dyrekcji
3. Podstawowe zadania Działu:
1) Przygotowywanie ofert z zakresu świadczeń zdrowotnych dla Narodowego Funduszu Zdrowia, Ministerstwa Zdrowia oraz innych podmiotów leczniczych, przygotowanie materiałów do negocjacji z Narodowym Funduszem Zdrowia oraz warunków umów,
2) Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień na świadczenia zdrowotne zgodnie z ustawą o działalności leczniczej w zakresie badań medycznych niewykonywanych przez SPZOZ w Sanoku . Stały monitoring w/w umów celem zapewnienia ciągłości świadczeń medycznych w tym składanie wniosków o kontynuację, na 3 miesiące przed końcem obowiązującej umowy, do akceptacji przez Z-ce Dyrektora ds. Lecznictwa.
3) Wprowadzanie i ewidencjonowanie zmian zachodzących podczas realizacji kontraktów w Portalu potencjału, SOP.
4) Sporządzanie oraz aktualizacja harmonogramu pracy poradni specjalistycznych.
5) Prowadzenie statystyki i sprawozdawczości w zakresie działalności Działu, udzielania usług medycznych w zakresie określonym właściwymi przepisami i wymogami zakładu.
6) Przygotowywanie i aktualizacja wniosków akredytacyjnych o wpis na listę Ministerstwa Zdrowia w Systemie Monitorowania Kształcenia Pracowników Medycznych – SMK , umożliwiających realizację zadań związanych z kształceniem specjalizacyjnym.
7) Przygotowanie i sporządzanie, prowadzenie rejestru umów na świadczenia medyczne zawarte w trybie konkursowym w zakresie pracy Działu.
8) Merytoryczny nadzór nad realizacją umów na świadczenia zdrowotne wykonywanych poza strukturą SPZOZ.
9) Monitorowanie i aktualizacja zarządzeń dyrektora w zakresie działalności podstawowej zgodnie z wymogami formalnymi i zamianami organizacyjnymi.
10) Przygotowywanie materiałów (projektów uchwał, wniosków, opinii) na posiedzenia Rady Społecznej SPZOZ, oraz ich dystrybucja do poszczególnych członków Rady.
11) Prowadzenie harmonogramów czasu pracy („grafików”) osób dyżurujących w poszczególnych oddziałach, Zakładzie Analityki, Pracowni TK, nocnej i świątecznej pomocy doraźnej
12) Ustalanie i organizacja zastępstw lekarzy dyżurujących, pisanie oddelegowań i prowadzenie pisemnej ewidencji w tym zakresie.
13) Dokonywanie wpisów do rejestru podmiotów działalności leczniczej i ich aktualizowanie
14) Uaktualnianie aplikacji SOP, zmiany w harmonogramie pracy lekarzy, nanoszenie umów
0 podwykonawstwo, wprowadzanie nowo zakupionego sprzętu.
15) Prowadzenie ewidencji druków recept dla lekarzy zatrudnionych w SPZOZ w tym ich zamawianie i dystrybucja.
16) Monitorowanie, przygotowywanie i dystrybucja aktualnych aktów prawnych, wymogów NFZ, komunikatów dotyczących działalności SPZOZ, przygotowywanie w tym względzie zarządzeń, informacji do odpowiednich komórek organizacyjnych.
17) Prowadzenie rejestru wzorów pieczątek, bieżący nadzór i aktualizacja pieczątek działalności podstawowej zgodnie z obowiązującymi wymogami formalnymi,
18) Monitorowanie cennika usług oferowanych przez szpital, jego aktualizacja w ścisłej współpracy z Działem Księgowości.
19) Prowadzenie ewidencji oraz przechowywanie zarządzeń wewnętrznych i bieżący nadzór nad ich aktualizacją w tym przygotowywanie projektów zarządzeń i pism ogólnych dla Dyrektora i i Jego zastępców,
20) Prowadzenie umów na realizację praktyk studenckich oraz organizacja praktyk (proponowanie i powoływanie opiekunów praktyk w porozumieniu z Dyrektorem ds. Lecznictwa, Naczelną Pielęgniarką, Kierownikami komórek organizacyjnych, sporządzanie harmonogramu praktyk w uzgodnieniu z powołanym opiekunem praktyk, kompletowanie dokumentacji stażu, organizacja szkoleń przed rozpoczęciem praktyki: BHP, P/POŻ, Epidemiologicznych, w zakresie ochrony danych osobowych).
21) Pomoc w kompletowaniu dokumentacji sądowej dotyczącej Zespołu w porozumieniu z Radcą Prawnym
22) Prowadzenie dokumentacji oraz korespondencji z Brokerem Ubezpieczeniowym lub Towarzystwem Ubezpieczeniowym w zakresie ubezpieczenia SPZOZ,
23) Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem cywilnym, komunikacyjnym i majątkowym Zespołu, w szczególności wykonywanie wszystkich niezbędnych działań mających na celu zawarcie przez Zespół umowy ubezpieczenia w zakresie obowiązkowego ubezpieczenia OC, majątkowego i komunikacyjnego.,
24) Przygotowywanie pism do Powiatu Sanockiego w przedmiocie sprzedaży, najmu, dzierżawy użyczenia aktywów trwałych SPZOZ. -Nadzorowanie umów w przedmiocie sprzedaży, najmu, dzierżawy i użyczenia aktywów trwałych SPZOZ. (w szczególności terminów ich obowiązywania i aktualizacji czynszu lub ceny) .
25) Nadzorowanie terminowości sprawozdawczości do GUS przez komórki merytoryczne.
26) Współdziałanie w zakresie postępowań kontrolnych prowadzonych przez jednostki
zewnętrzne oraz formułowanie poleceń pokontrolnych,
27) Aktualizowanie strony internetowej Szpitala,
28) Bieżący wydruk identyfikatorów pracowników Szpitala.
29) Monitorowanie wytycznych instytucji regionalnych i krajowych dotyczących zasad
ubiegania się o środki pomocowe w tym w postaci dotacji unijnych, i bieżące informowanie Dyrektora o dostępnych programach oraz zasadach ubiegania się o środki finansowe, w tym:
a) koordynacja działań związanych z opracowywaniem dokumentacji aplikacyjnej do ww. programów oraz współpraca z podmiotami zewnętrznymi współpracującymi przy jej tworzeniu, jak również z instytucjami odpowiedzialnymi za przyjmowanie wniosków,
b) składanie wniosków i dokumentacji aplikacyjnej do właściwej instytucji, zgodnie z wymaganiami formalnymi,
c) prowadzenie zawartych umów na realizację projektów inwestycyjnych dofinansowywanych ze środków unijnych,
d) przygotowywanie sprawozdań do właściwych instytucji,
e) przygotowywanie wniosków o płatność i ich składanie zgodnie z wymaganiami określonymi w umowach o dofinansowanie i szczegółowych wytycznych.
30) Inicjowanie działań promocyjnych zmierzających do podniesienia świadomości zdrowotnej społeczności lokalnej,
a) opracowywanie materiałów edukacyjnych i reklamowych (broszur, folderów, informatorów) oraz okolicznościowych (zaproszenia)
b) przygotowywanie materiałów, informacji i redagowanie artykułów na potrzeby programów zdrowotnych do mediów publicznych,
c) opracowywanie autorskich programów w zakresie promocji zdrowia i udział w pozyskiwaniu środków finansowych na ich wdrażanie
d) opracowywanie i wdrażanie działań budujących pozytywny wizerunek szpitala,
31) Udział w przygotowywaniu ofert na realizację programów profilaktycznych, leczniczych oraz wniosków aplikacyjnych na zakup sprzętu medycznego
32) Opracowywanie zasad realizacji programów profilaktycznych wynikających z zawartych umów (przygotowywanie informacji dla bezpośrednich realizatorów),
33) sporządzanie sprawozdań z realizacji poszczególnych programów
34) Organizacja i obsługa narad i spotkań Dyrektora szpitala (sala, sprzęt, zaproszenia, zaopatrzenie, przygotowanie pomieszczeń, nadzór nad przygotowaniem narad, spotkań i zebrań)
35) Udział w organizowaniu uroczystości szpitalnych , zapewnienie uczestnictwa w nich mediów lub patronatu medialnego
3.1 Sekretariat Dyrekcji
1) Segregowanie, ewidencjonowanie, przedkładanie Dyrektorowi do dekretacji oraz przekazywanie adresatom wynikającym z dekretacji Dyrektora, wpływającej korespondencji zewnętrznej zgodnie z instrukcją kancelaryjną
2) Przyjmowanie korespondencji z komórek organizacyjnych , przekazywanie jej do podpisu bądź rozpatrzenia właściwemu Dyrektorowi, zwrot do właściwych komórek organizacyjnych
3) Prowadzenie rejestrów korespondencji zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną
4) Organizacja pracy, prowadzenie terminarza spotkań i zadań Dyrektora Szpitala,
5) Informowanie o spotkaniach zainteresowane osoby
6) Wykonywanie bieżących prac administracyjno – kancelaryjnych
7) Dbałość o aktualność i estetykę materiałów informacyjnych na tablicy ogłoszeń w administracji
8) Obsługa urządzeń biurowych i telekomunikacyjnych
9) Obsługa poczty elektronicznej
10) Całość spraw związanych z obsługą sekretariatu , a w szczególności: dbanie o zakupy na potrzeby sekretariatu, obsługa gości i interesantów, dbanie i odpowiedzialność za pomierzone mienie
11) Odbieranie telefonów poprzez przedstawienie się: „Imię i Nazwisko, Sekretariat Dyrekcji SPZOZ w Sanoku” przyjmowanie i łączenie rozmów
12) Redagowanie i przygotowywanie pism dla Dyrektora i jego zastępców.
13) Drukowanie, skanowanie, kopiowanie, faksowanie i kompletowanie dokumentów dla Dyrektora i jego zastępców.
14) Sporządzanie protokołów i raportów na potrzeby Dyrektora i Jego zastępców (Protokoły ze spotkań dyrektora, odpraw itp.)
15) Przygotowanie dokumentów i materiałów dla Dyrektora i Jego zastępców.
16) Dbałość o porządek w kancelarii i gabinecie Dyrektora
17) Prowadzenie bazy adresowej (np. aktualne dane wójtów, burmistrzów, dyrektorów- nr. tel. Adresy, e maile,)
18) Organizowanie podróży służbowych Dyrektora ( np. przygotowanie delegacji, rozliczenie delegacji potwierdzenie uczestnictwa w zebraniach, konferencjach, rezerwowanie miejsc noclegowych itp.)
19) Prowadzenie ewidencji związanej z udostępnianiem i wynajmowaniem Sali Edukacyjnej w tym wydawanie zgód (na wynajem) i kluczy, przekazywanie informacji do Działu Finansowo- Księgowego w przedmiocie naliczenia odpłatności za wynajem.
20) Przyjmowanie i prowadzenie ewidencji skarg oraz wniosków związanych z obsługą pacjenta oraz dotyczących udzielanych świadczeń opieki zdrowotnej we współpracy z Pełnomocnikiem Dyrektora ds. Praw Pacjenta , a także korespondencji w tym zakresie.